Steeds meer bedrijven organiseren een open dag, ook wel open deuren dag genoemd. Reden? Open dagen nemen toe in populariteit. In de laatste jaren is er een duidelijke stijging waar te nemen in het bezoekersaantal. Hiermee wordt een signaal afgegeven. Bezoekers vinden het prettig het bedrijf waarmee ze zaken doen beter te leren kennen en organisatoren kunnen alle facetten van hun bedrijf aan klanten, relaties en belangstellenden laten zien.

6 redenen voor een open dag

Er zijn tal van redenen te noemen waarom het organiseren van een open dag voor jouw bedrijf of instelling een overweging waard is. Eén van onderstaande redenen kan al voldoende zijn, maar je kunt er zeker van zijn dat diverse redenen met elkaar verweven zijn:

1. naamsbekendheid en imago van je bedrijf verhogen;
2. verkoop van je product;
3. contact met klanten en zakenrelaties;
4. goede relatie met de omgeving;
5. personeelswerving;
6. personeelsmotivatie.

Naast genoemde redenen kunnen een verhuizing, een reorganisatie of een verbouwing van je vestiging een prima aanleiding zijn voor een open dag.

Een open dag is een prima gelegenheid om je klant te leren kennen. Een open dag is een feestelijke gelegenheid. Je ontvangt klanten en relaties op een informele wijze. Je onderhoudt hen op een prettige, ongedwongen manier. Als je plannen hebt om een open dag te organiseren overleg dan met interne, maar wellicht ook met externe partijen. Denk er dan goed over na wat je met deze open dag wilt bereiken en stem de dag en activiteiten daarop af.

Maak het verschil
Het kan ook zijn dat je het verschil moet maken omdat de meeste bedrijven uit jouw branche op een specifieke datum hun deuren voor publiek open zetten. Denk hierbij aan voorbeelden als open dagen voor scholen, autobedrijven en zorginstellingen. Hoe kun je ervoor zorgen dat de belangstellenden juist jouw open deur binnenstappen?

10 tips die jouw open dag tot een succes maken

De basis van een goed georganiseerde open dag

1. Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt
Dit is een prima gelegenheid om je klanten te laten zien wat jouw mogelijkheden zijn en wat je te bieden hebt. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met jouw organisatie en de kwaliteit van jouw product. Zorg daarom dat alles perfect geregeld is. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

2. Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost tijd. Je moet een plan maken, de juiste mensen inschakelen, afspraken plannen en offertes opvragen. Bovendien is het zaak dat je gasten tijdig een uitnodiging ontvangen, zodat zij deze dag vrij kunnen houden. De ervaring leert dat je drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd.

3. Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Uw open dag bestaat uit losse elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te smelten. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet.

4. Kies het juiste tijdstip
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Probeer te achterhalen wat voor jouw gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jouw open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenementen in de omgeving.

5. Blijf binnen je budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Het is verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven.

Heb je de elementaire zaken in beeld gebracht dan kunt je overgaan tot het inventariseren en uitwerken van praktische zaken.

Praktische zaken in beeld

6. Maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit

-Laat je uitnodiging opvallen, daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn.
-Draag de juiste boodschap over.
-Nodig (potentiële) klanten uit, ook als u ze enkel kent van telefonisch contact.
-Nodig leveranciers uit alsook vertegenwoordiger en externe bedrijven die diensten aan je verlenen.
-Vertegenwoordigers van de (vak)pers zijn van harte welkom.
-Het uitnodigen van personeel met partner of familie versterkt de band met het bedrijf.

7. Catering, garderobe en aandacht voor je gasten
-Zorg dat je gast bij binnenkomst welkom geheten wordt.
-Zorg voor een aparte ruimte met goed georganiseerde garderobe.
-Besteed de catering uit aan een professioneel bedrijf, zodat iedereen tijdig voorzien wordt van een hapje en een drankje.
-Draag deze zaken over aan de juiste mensen, dan kunt jij onbezorgd alle aandacht richten op je gasten.

8. Rondleiding door het bedrijf
-Zorg voor een professionele begeleiding en uitleg door goed voorbereide werknemers.
-Het is belangrijk dat alle ruimtes er netjes opgeruimd uitzien.
-Zorg dat mogelijk aanstootgevende afbeeldingen of posters met ‘interne grappen’ verwijderd zijn.
-Houd kasten gesloten en zorg dat bureaus netjes zijn.
-Wees er alert op dat er geen documenten rondslingeren.

Jouw gast neemt waar, slaat op en associeert alle waarnemingen met het functioneren van je bedrijf.

9. Parkeergemak voor je gasten
-Laat gasten weten waar zij hun auto kunnen parkeren.
-De parkeermogelijkheid kan met duidelijk herkenbare informatieborden worden aangegeven.
-Je kunt overwegen vrijwilligers als parkeerbegeleiders inzetten.
-Goede parkeergelegenheid voorkomt frustratie en jouw gast behoudt zijn goede humeur.

Is er voldoende parkeergelegenheid, dan hoef je uiteraard geen extra maatregelen te treffen.

10. Geef je gasten een cadeautje mee naar huis
-Geef je gasten een leuke herinnering mee.
-Promotionele artikelen en relatiegeschenken zijn hiervoor uitermate geschikt. Je kunt ze laten bedrukken met je logo, bedrijfsnaam en tekst die herinnert aan de open dag.
-Met een functioneel relatiegeschenk komt je ook na de open dag regelmatig in beeld bij je klant. Een prima manier van promoten.

Dat nemen we mee naar de volgende keer

Een goede evaluatie is een belangrijk onderdeel. Complimenteer je medewerkers en bedank degenen die aan de open dag hebben meegewerkt voor hun inzet. Dat wordt zeker gewaardeerd. Wat ging er goed? Wat zijn de verbeterpunten? Leer van de ervaringen en zet ze in voor een volgende keer. Heb je beloften gedaan aan je gasten, zorg dan dat je dit ergens vastlegt en kom je beloftes na.

Heb je binnenkort een open dag, dan hopen we dat onze tips hier een positieve bijdrage aan leveren. Heel veel plezier en succes!