trade fair entranceEerder gaven wij jullie een aantal tips voor het organiseren van je open dag. Er werd voornamelijk ingegaan op de basis van een goede organisatie. Een goede basis is van essentieel belang. Heb je de elementaire zaken in beeld gebracht dan kun je overgaan tot het inventariseren en uitwerken van praktische zaken.

Praktische zaken in beeld

maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit
Laat je uitnodiging opvallen en daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn. Zorg dat je uitnodiging karakter toont en de juiste boodschap overdraagt. Het is aan te bevelen een antwoordkaart bij te voegen waarop de genodigde kan aangeven of hij wel of niet aanwezig zal zijn. Nodig (potentiële) klanten uit, ook als je ze enkel kent van telefonisch contact. Leveranciers, vertegenwoordigers, externe bedrijven die diensten aan je verlenen en niet te vergeten vertegenwoordigers van de (vak)pers zijn van harte welkom. Het uitnodigen van je personeel met partner of familie versterkt de band met het bedrijf.

 

catering, garderobe en ontvangst van cadeaus
Je wilt professionaliteit uitstralen en een perfecte gastheer/-vrouw zijn. Dit kun je bewerkstelligen door aandacht te schenken aan een aantal zaken. Zo is het prettig als je gast bij binnenkomst welkom geheten wordt. Zorg voor een aparte ruimte met een goed georganiseerde garderobe zodat iedere gast zijn jas of paraplu met een veilig gevoel in bewaring kan geven. Mochten er cadeaus, flessen wijn of bloemen overhandigd worden, zorg er dan voor dat je deze aan iemand kunt overdragen zodat ze een vaste plaats krijgen en voorzien worden van een etiket van de gever. Het is fijn om later de juiste personen te kunnen bedanken voor het juiste cadeau. Besteed de catering uit aan een professioneel bedrijf, zodat iedereen tijdig voorzien wordt van een hapje en een drankje. Heb je deze zaken goed geregeld door deze verantwoordelijkheid hiervoor over te dragen aan de juiste mensen, dan kun je onbezorgd alle aandacht richten op jouw gasten.

Rondleiding door het bedrijf
Wil je jouw gasten de mogelijkheid geven om een kijkje achter de schermen te nemen, zorg dan voor een professionele begeleiding en uitleg door goed voorbereide werknemers. Het is belangrijk dat alle ruimtes er netjes opgeruimd uitzien. Zorg dat mogelijk aanstootgevende afbeeldingen of door personeel opgehangen posters met ‘interne grappen’ verwijderd zijn. Houd kasten gesloten en zorg dat bureaus netjes zijn. Wees er alert op dat er geen documenten rondslingeren, noch dat er correspondentie of informatie te vinden is die niet voor derden bestemd is. Jouw gast neemt waar, slaat op en associeert alle waarnemingen met het functioneren van je bedrijf.

Parkeergemak voor je gasten
Ben je gevestigd op een industrieterrein met voldoende gratis parkeergelegenheid dan hoef je geen extra maatregelen te treffen, er is voor iedereen een parkeerplek te vinden. Is dit niet het geval laat je gasten dan weten waar zij hun auto kunnen parkeren. Eventueel kan de parkeermogelijkheid met duidelijk herkenbare informatieborden worden aangegeven of kun je vrijwilligers als parkeerbegeleiders inzetten. Je bent direct klantgericht bezig, voorkomt frustratie en je gast behoudt zijn goede humeur.

Geef uw gasten een cadeautje mee naar huis
Laat je gasten niet met lege handen naar huis gaan maar geef hen een leuke herinnering mee. Promotionele artikelen en relatiegeschenken zijn hiervoor uitermate geschikt. De prijs is van ondergeschikt belang. De verrassing van het krijgen van een cadeautje en de originaliteit van het geschenk is van groter belang. De keuze in een leuk promotioneel geschenk is enorm. Bovendien kun je het geschenk laten bedrukken met jouw bedrijfslogo, bedrijfsnaam en tekst die herinnert aan de open dag. Met een bruikbaar cadeautje kom je ook na de open dag regelmatig in beeld bij je klant. Een prima manier van promoten.