Of het nu gaat om een bedrijfsuitje, een conferentie, een open dag of een productlancering: bij het organiseren van een succesvol zakelijk evenement komt veel kijken. Je wilt dat het evenement het gewenste effect heeft op de bezoekers. Maar je wilt je tijd en geld ook zo efficiënt mogelijk benutten. Ga je een evenement organiseren en wil je dit extra goed aanpakken? Lees dan de 10 tips in dit artikel.
1. Neem de tijd of schakel extra hulp in
Weet je al ruim vooraf wanneer het evenement gaat plaatsvinden? Start dan ook ruim vooraf met de voorbereidingen. Een succesvol evenement organiseren kost veel tijd en er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie denkt. Heb je niet voldoende tijd? Schakel dan extra hulp in binnen het bedrijf of bespreek de mogelijkheden voor het uitbesteden van de organisatie aan bedrijven of ZZP’ers.
2. Bepaal het doel en de doelgroep
Wat wil je bereiken en wie wil je bereiken met het evenement? Dat zijn twee kernvragen waar je een antwoord op moet hebben voordat je start met het organiseren van het evenement. Mogelijke doelen van een zakelijk evenement zijn:
- Het versterken van de merkidentiteit
- Het vergroten van de naamsbekendheid
- Het promoten van producten of diensten
- Het delen van kennis
- In contact komen met (potentiële) klanten en relaties
- Het stimuleren van directe verkoop
- Het genereren van leads
- Het bevorderen van de samenwerking binnen een organisatie
- Het introduceren van nieuwe producten
- Het bevorderen van creativiteit
- Het tonen van maatschappelijke betrokkenheid
Het is goed om de doelen om te zetten in meetbare KPI’s, zoals het aantal verkochte producten of het aantal leads vanuit het evenement. Stel daarnaast een duidelijk profiel op van de doelgroep(en) voor het evenement. Dit profiel kan bijvoorbeeld bestaan uit de leeftijd, functienamen, interesses, persoonlijke doelen, frustraties en de voorkeurskanalen.
3. Stel het budget vast
Het inschatten van een budget is een lastige opgave voordat je een event gaat organiseren. Toch is het een belangrijke en benodigde stap. Zorg daarom voor een flexibel budget, zodat je nog wat speling hebt. Denk bijvoorbeeld aan 5% tot 10% extra voor onvoorziene uitgaven. Vergeet niet om verborgen kosten op te nemen in je budgetplanning zoals belastingen, servicekosten, vergunningen en verzekeringen. En houd tijdens het plannen van het evenement het budget goed in de gaten, zodat je zeker binnen het budget blijft.
4. Doe het duurzaam
Duurzaamheid is en blijft een belangrijke trend op alle vlakken en ook in de evenementenbranche. Zo valt ook te lezen in het artikel over de event trends waarop je moet inhaken. Kijk hoe je jouw evenement kunt verduurzamen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het gebruiken van herbruikbare bekers, het scheiden van afval met recyclingsstations, duurzame giveaways energiezuinige verlichting en waterbesparende maatregelen.
5. Maak een draaiboek
Wanneer je een evenement gaat organiseren, is een goed draaiboek onmisbaar. Hierin staat onder andere:
- Een overzicht van de doelen en de doelgroep van het evenement.
- De contactgegevens van alle betrokken partijen.
- Een overzicht van het budget voor het evenement.
- De tijdlijn en het programma van het evenement.
- Informatie over de locatie en plattegrond.
- Technische specificaties in verband met verlichting, audio, internetverbindingen etc.
- Informatie over de catering.
- Een lijst met betrokken medewerkers en de bijbehorende taken.
- Veiligheid- en noodprocedures.
- Een overzicht van de promotie- en marketingstrategieën.
- Checklists voor het evenement.
Zorg ervoor dat het zo compleet mogelijk is, zodat iedereen op de hoogte is van de nodige informatie en de richtlijnen.
6. Vergroot je naamsbekendheid
Wil je meer bezoekers trekken naar je event? Vergroot dan je naamsbekendheid. Bedenk hiervoor leuke acties, zoals het uitdelen van flyers op plekken waar de doelgroep komt. Laat leuke producten bedrukken met je logo en voeg deze toe aan de flyer. Denk bijvoorbeeld aan een zonnebril met logo, een waterflesje met bedrukking of een bedrukte sleutelhanger. Op die manier zal de naam van je evenement goed blijven hangen. Kijk op welke kanalen je doelgroep actief is en zorg voor promotie op die kanalen. Op zie manier krijg je steeds meer bekendheid.
7. Zorg voor een vlotte toegang
Een vlotte toegang zorgt voor een goede eerste indruk en een goede start van de dag. En daarom is het belangrijk om te kijken naar mogelijkheden om de toegang zo vlot mogelijk te laten verlopen. Zet dranghekken neer, zorg ervoor dat er voldoende medewerkers bij de toegang staan en denk ook aan polsbandjes en keycords met badges. Maak mogelijk een aparte VIP-toegang voor het reguleren van de bezoekersstroom.
8. Leg je evenement vast op beeld
Wanneer je het evenement op beeld vastlegt, zorg je niet alleen voor een leuke herinnering achteraf. Je laat anderen ook zien hoe leuk het evenement is geweest. Dat stimuleert mensen om de volgende keer ook het evenement te bezoeken. Plaats de foto’s en video’s op social media en gebruik ze als beeldmateriaal voor de online en offline marketingactiviteiten. Vraag bezoekers foto’s te delen met een hashtag. Op die manier is het bereik nog groter en vergroot je je naamsbekendheid voor als je het evenement nog een keer gaat organiseren.
9. Evalueer en verbeter
Als het evenement afgelopen is, is het belangrijk om de tijd te nemen voor het evalueren van het evenement. Wat is er goed gegaan en wat is er niet goed gegaan? Maak bijvoorbeeld gebruik van een korte vragenlijst die je naar de bezoekers mailt. Onder de inzenders verloot je gratis kaartjes voor volgend jaar. Op die manier zorg je voor een extra stimulans voor het invullen van de enquête. Gebruik de input voor het organiseren van het volgende evenement.
10. Bedank alle betrokkenen
Een punt waar niet iedereen aan denkt: zorg ervoor dat je iedereen die heeft meegewerkt aan het evenement bedankt en vier het succes samen. Organiseer een afterborrel en geef iedereen een leuk presentje mee. Dat kan variëren van een goodiebag met leuke items tot een cadeaubon.
Meer inspiratie nodig voor het organiseren van jouw event? Lees de volgende artikelen: