De zomer komt eraan, de festivals mogen weer! Hoe leuk is het om er als organisator van een festival voor te zorgen dat mensen zich een hele dag of meerdere dagen goed kunnen vermaken? Toch komt er meer kijken bij het organiseren van een festival dan je misschien in eerste instantie zou denken. Een festival organiseren is één, maar het promoten ervan is zeker net zo belangrijk! Hoe promoot je je festival op de juiste manier? En hoe onderscheid je jezelf van andere festivals? In dit artikel lees je alles wat je nodig hebt voor een goede voorbereiding.
De basis: wat, waarom, wie, waar en wanneer
Er is niet één standaard aanpak voor het organiseren en promoten van een festival, maar de basis is wel hetzelfde. Denk goed na over de 5 W’s: de wat, wie, waar en wanneer.
- Wat: allereerst is het belangrijk om duidelijk vast te leggen wat voor soort festival het is. Is het bijvoorbeeld een muziekfestival, foodfestival, filmfestival of theaterfestival? Of een combinatie?
- Waarom: waarom wil je het festival organiseren? Wat is je doel? Wil je dat het geld oplevert? Of ben je tevreden als je geen winst of verlies hebt, maar wel een succesvol eerste festival? Denk daar goed over na en leg het vast.
- Wie: voor welke doelgroep ga je een festival organiseren? Afhankelijk van de doelgroep kun je bijvoorbeeld bepalen hoe de aankleding eruit ziet, welke foodtrucks en muzikanten aanwezig zijn en de kanalen die je inzet voor de promotie.
- Waar: houd er rekening mee dat je populaire locaties zoals een strand of evenemententerrein heel lang vooraf (soms meer dan een jaar) moet vastleggen.
- Wanneer: kies een slimme datum voor het organiseren van het festival. Doorgaans starten festivals in Nederland rond Pasen en loopt het festivalseizoen tot en met september. Maar je kunt natuurlijk ook kiezen voor een datum buiten dit seizoen met verwarmde tenten. Vallen er geen soortgelijke festivals op dezelfde datum? Valt het niet op een bepaalde feestdag waarop veel mensen niet kunnen? Allerlei punten waar je rekening mee kunt houden bij het bepalen van de datum.
Alle bovenstaande zaken hebben invloed op de promotie en deze heb je sowieso nodig om het festival op te zetten. Maar dan ben je er nog niet.
Draaiboek voor het festival
Een eigen festival organiseren kan niet zonder een draaiboek waarin alles het liefst zo gedetailleerd mogelijk beschreven staat. De KVK heeft een uitgebreid artikel geschreven waarin ze aangeven welke onderdelen minimaal in een draaiboek zouden moeten staan:
- Doelgroep: breng de leeftijd, interesses, online en sociale activiteiten van je doelgroep in kaart.
- Locatie en datum: informeer bij de gemeente wat de mogelijkheden zijn.
- Planning: stel een tijdsplanning op met onderdelen zoals de promotie, opbouw, de planning tijdens het festival zelf, de afbouw en evaluatie.
- Kosten: de kosten zijn onder andere afhankelijk van de grootte, locatie, het verwachte aantal bezoekers, de promotie en het aantal organisatoren.
- Veiligheid: stel een veiligheidsplan op volgens de richtlijnen bij de gemeente.
- Vergunningen: voor een kleiner evenement volstaat een melding bij de gemeente, maar voor een groter festival heb je vaak vergunningen nodig.
- Risico’s beperken: kies voor de juiste rechtsvorm en denk aan aansprakelijkheidsverzekering en/of een rechtsbijstandsverzekering. Stel ook algemene voorwaarden op.
- Promotie: bereik de doelgroep op de juiste momenten met de juiste content.
- Evaluatie: stel vragen op ter evaluatie achteraf zodat je weet wat je de volgende keer kunt verbeteren.
Festival branding: zorg voor een herkenbare stijl
Of het nu om een mini-festival of een groter festival gaat, een sterke branding ofwel het creëren van een sterk merk is heel belangrijk om naamsbekendheid en herkenbaarheid voor je festival te creëren. Potentiële bezoekers moeten immers wel weten dat jouw festival op de kalender staat. Zorg ervoor dat je festival echt een eigen identiteit krijgt die past bij het festival en de doelgroep aanspreekt. Daarmee val je op tussen alle andere evenementen en is de kans groter dat mogelijke bezoekers (en hun vrienden en vriendinnen) kiezen voor jouw festival. Je gebruikt je festival branding onder andere voor je promotie, je communicatie met de betrokken partijen, social media, je visuele identiteit (logo, huisstijl, visitekaartjes) en merchandise.
Festival marketing: tijdig starten met promotie
Je weet inmiddels wat voor festival of event je op poten gaat zetten en in welke stijl je gaat communiceren. De volgende stap is de marketing ofwel de promotie. Naast festival branding is festival marketing namelijk een essentieel aandachtspunt. Daarbij is een belangrijke tip: je kunt niet vroeg genoeg zijn voor het promoten van je festival. Start bijvoorbeeld een aantal maanden vooraf met een teaser op social media dat er een nieuw festival aankomt. Dat maakt mensen nieuwsgierig, waardoor er een grote kans is dat ze je gaan volgen.
Start daarnaast minimaal 6 weken vooraf met het actief promoten van je evenement. Bedenk daarbij goed welke kanalen je doelgroep gebruikt en zet deze in voor de promotie. Dat kan een campagne op Facebook, Instagram of LinkedIn zijn, maar papieren flyers in de buurt kunnen ook succesvol zijn. Bedenk een leuke winactie om extra bekendheid te krijgen of deel bedrukte gadgets uit zoals een zonnebril met logo of een bedrukt petje. Deze mensen zullen vervolgens al wandelend reclame maken voor jouw festival!
Denk ook aan slimme festival marketing vooraf
Als je een festival gaat organiseren, denk dan niet alleen aan de ‘standaard’-promotiemogelijkheden zoals adverteren en flyers uitdelen. Stel bijvoorbeeld een leuke goodiebag samen voor de ‘early bird’-ticketkopers. Dit stimuleert om sneller in het bezit te zijn van een tickets.
Mogelijk kun je ook festivals eerder in het jaar bezoeken en afspraken maken met de organisatie om daar al jouw festival te promoten. Bijvoorbeeld met een stand, banners of een flyer bij de uitgang. En bezoek je samen met je crew andere festivals, dan is het natuurlijk altijd slim om een shirt of hoodie te dragen om jouw event alvast aan te kondigen.
Zorg voor extra promotie tijdens het festival
Is de grote dag eindelijk aangebroken? Dan wil je natuurlijk ook met trots laten zien dat alles tot in de puntjes verzorgd is en kun je je merk ook op verschillende plekken laten zien. Het begint al bij de wegwijzerbordjes. Maar ook op het terrein zelf met shirts met logo voor de crew en de beveiliging. Niet alleen een goede promotie maar ook prettig voor festivalbezoekers. Ook bedrukte polsbandjes zijn ideaal om toegang te verlenen bij binnenkomst. De echte fans dragen deze bandjes weken later nog! Denk verder nog aan bijvoorbeeld drinkbekers met het logo en zonnebrand met logo om uit te delen. Genoeg mogelijkheden voor slimme festival marketing waarbij jouw creativiteit de limiet is
Staat hetzelfde festival voor volgend jaar ook al op de planning? Denk er dan ook aan om jouw bezoekers direct te inspireren om volgend jaar terug te komen. Dat kan een in de vorm van een bedrukte goodie bij de uitgang of een flinke banner.
Met behulp van bovenstaande tips kun jij goed voorbereid van start gaan met een festival organiseren. Laat die festivalzomer maar komen!
Ps. nog meer tips nodig voor promotie in de zomer, lees dan het artikel over slimme zomermarketing.