Voor het onderwijs is een open dag een bekend fenomeen. Maar ook steeds meer bedrijven in andere branches organiseren een open dag ofwel open deur dag. Reden? Het is een hele goede manier om mensen kennis te laten maken met het bedrijf. Bezoekers vinden het prettig het bedrijf waarmee ze zaken doen beter te leren kennen en organisatoren kunnen alle facetten van hun bedrijf aan klanten, relaties en belangstellenden laten zien. en dat is ook de reden dat open dagen in populariteit toenemen en de bezoekersaantallen stijgen.
In dit artikel geven we nog meer goede redenen voor het organiseren voor een open dag en praktische tips voor het organiseren van een succesvolle open dag.
6 redenen voor een open dag
Er zijn tal van redenen te noemen waarom het organiseren van een open dag voor jouw bedrijf of instelling een overweging waard is. Eén van onderstaande redenen kan al voldoende zijn, maar je kunt er zeker van zijn dat diverse redenen met elkaar verweven zijn:
1. Naamsbekendheid en imago van je bedrijf vergroten
De mensen die de open dag bezoeken leren je bedrijf kennen en vertellen dat mogelijk weer door aan andere mensen. Datzorgt voor een positieve reputatie én meer naamsbekendheid. Geef leuke producten met je logo erop weg zoals een waterfles met logo of een andere leuke gadget. Zo blijft jouw merk ook na de open dag goed hangen.
2. Je product en/of dienst verkopen
Het verkopen van je product of dienst hoeft geen hoofddoel te zijn van de open dag. Maar je kunt dit wel indirect als hoofddoel hebben. De bezoekers maken fysiek kennis met je producten en diensten en ze zien hoe het er in de organisatie aan toe gaat. Dat kan net dat extra zetje geven dat nodig is om tot aankoop over te gaan.
3. Contact onderhouden met klanten en zakenrelaties
Bestaande relaties en potentiële klanten spreek je meestal in een zakelijke setting. Dat kan per mail, aan de telefoon of tijdens een kort bezoekje aan de balie. Een open dag geeft je de mogelijkheid om elkaar wat informeler te spreken. Geef je (toekomstige) klanten een kijkje in de keuken zodat zijn zien wie er achter het product of de dienst zit. Laat zien waar je in uitblinkt, wat je allemaal doet om het voor de klant zo goed mogelijk te doen en wat je allemaal in huis hebt. Dit alles zonder meteen een sale of lead te moeten ‘scoren’. Daarmee versterk je klantrelaties en hun associaties met jouw merk en bedrijf. Ook maakt een open dag het laagdrempeliger voor prospects om zaken te doen én kunnen ze op voorhand zien met wat voor bedrijf ze zaken gaan doen.
4. Goede relatie opbouwen met de mensen die in de omgeving van het bedrijf wonen
Is je bedrijf onlangs verhuisd? Of krijg je veel vragen van mensen uit de buurt die nieuwsgierig zijn wat jullie als bedrijf doen? Dan is een open dag de ideale manier om ze kennis te laten maken! Misschien zorgen de buurtbewoners na de open dag voor wat extra mond-tot-mond reclame. Het is dus in meerdere opzichten niet verkeerd om ze uit te nodigen.
5. Werven van personeel
Het aantrekken en behouden van goed personeel is voor veel bedrijven een grote uitdaging. Je moet je onderscheiden van concurrenten én laten zien waarom het leuk is om voor jouw bedrijf te werken. Dat wordt ook wel employer branding genoemd. Met behulp van een open dag kun je toekomstige medewerkers overtuigen om voor jou te komen werken. Het kan dus een heel goed onderdeel zijn van je wervingscampagne.
6. Motiveren van personeel
Ook voor je huidige personeel kan een open dag motiverend werken. Laat je medewerkers meedenken over de invulling van de open dag. Dat is weer even wat anders dan hun normale werkzaamheden en daardoor extra leuk om te doen!
Naast de genoemde redenen kunnen een verhuizing, een reorganisatie of een verbouwing van je vestiging een prima aanleiding zijn voor het organiseren van een open dag. Het is namelijk de ideale manier om jouw klanten en relaties op een informele manier te ontvangen. Want daar leer je elkaar en het bedrijf kennen in een prettige, ongedwongen setting.
10 tips die jouw open dag tot een succes maken
Nu weet je waarom een open dag organiseren een goed idee kan zijn voor jouw organisatie. Maar hoe organiseer je een succesvolle open dag? Wij zetten 10 tips op een rij voor een goed georganiseerde open dag.
1. Denk goed na over het doel van de open dag
Denk er goed over na wat je met de open dag wilt bereiken en stem de dag en de activiteiten daarop af. Overleg dit ook met interne en externe betrokken partijen. Alles wat de gasten waarnemen en ervaren wordt direct geassocieerd met jouw organisatie en de kwaliteit van jouw producten of diensten. Zorg er daarom voor dat alles perfect geregeld is.
2. Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost tijd. Je moet een plan maken, de juiste mensen inschakelen, afspraken plannen en offertes opvragen. Bovendien is het zaak dat je gasten tijdig een uitnodiging ontvangen, zodat zij deze dag vrij kunnen houden. De ervaring leert dat je minimaal drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd.
3. Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Een open dag bestaat uit losse elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld zijn om vervolgens op één moment samen te smelten. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek op met alle acties en wie wat doet voor de open dag..
4. Kies het juiste tijdstip
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Probeer te achterhalen wat voor jouw gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jouw open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenement in de omgeving. En wanneer meerdere bedrijven op dezelfde dag een open dag organiseren, moet je ervoor zorgen dat mensen jouw open dag bezoeken. Maak het verschil!
5. Blijf binnen je budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Als je externe partijen betrekt, is het goed om offertes op te vragen en goede prijsafspraken te maken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Het is verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven.
Heb je de elementaire zaken in beeld gebracht, dan kunt je overgaan tot het inventariseren en uitwerken van praktische zaken waar de volgende tips over gaan.
6. Maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit
- Laat je uitnodiging opvallen, zodat ze ook daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn.
- Draag de juiste boodschap over.
- Nodig (potentiële) klanten uit, ook als je ze enkel kent van telefonisch contact.
- Nodig leveranciers, vertegenwoordigers en externe bedrijven die diensten aan je verlenen uit.
- Denk ook aan het uitnodigen van vertegenwoordigers van de (vak)pers.
- Het uitnodigen van personeel met partner of familie versterkt de band met het bedrijf.
7. Zorg voor catering, garderobe en aandacht voor je gasten
- Zorg dat de gasten bij binnenkomst op een goede manier welkom worden geheten.
- Richt een aparte ruimte in met een goed georganiseerde garderobe.
- Besteed de catering uit aan een professioneel bedrijf, zodat niemand iets tekort komt als het gaat om hapjes en drankjes.
- Draag deze zaken over aan de juiste mensen, dan kun jij onbezorgd alle aandacht richten op je gasten.
8. Besteed aandacht aan de rondleiding door het bedrijf
- Zorg voor professionele begeleiding en uitleg door goed voorbereide werknemers.
- Verwijder mogelijk aanstootgevende afbeeldingen of posters met ‘interne grappen’.
- Houd kasten gesloten en zorg dat ruimtes en bureaus netjes opgeruimd zijn.
- Wees er alert op dat er geen documenten rondslingeren.
9. Laat de gasten makkelijk parkeren
Goede parkeergelegenheid voorkomt frustratie en jouw gast behoudt zijn goede humeur. Dit kun je met behulp van de volgende tips realiseren:
- Laat gasten weten waar zij hun auto kunnen parkeren.
- Geef, indien nodig, de parkeermogelijkheid aan duidelijk herkenbare informatieborden.
- Zet eventueel vrijwilligers in als parkeerbegeleiders.
- Is er voldoende parkeergelegenheid, dan hoef je uiteraard geen extra maatregelen te treffen.
10. Geef je gasten een cadeautje mee naar huis
Geef je gasten een leuke herinnering mee aan de open dag. Promotionele artikelen en relatiegeschenken zijn hiervoor uitermate geschikt. Je kunt deze laten bedrukken met je logo, bedrijfsnaam en tekst die herinnert aan de open dag. Met een functioneel relatiegeschenk kom je ook na de open dag regelmatig in beeld bij je klanten. Een prima manier om je bedrijf te promoten en te zorgen voor meer naamsbekendheid. Denk bijvoorbeeld aan een mooie bedrukte pen of een bedrukte koffiemok. Allebei producten die bij iedereen wel van pas komen. Of geef een USB-stick met logo mee met daarop foto’s of een presentatie van jouw bedrijf. Maak er een leuke goodiebag van met iets lekkers erbij. Snoep bedrukken met logo is ook mogelijk. Genoeg ideeën voor een leuke giveaway voor de bezoekers.
Dat nemen we mee naar de volgende keer
Een goede evaluatie is een belangrijk onderdeel. Complimenteer je medewerkers en bedank degenen die aan de organisatie van open dag hebben meegewerkt voor hun inzet. Dat wordt zeker gewaardeerd. Wat ging er goed? Wat zijn de verbeterpunten? Leer van de ervaringen en gebruik deze om de volgende keer een open dag neer te zetten die nóg succesvoller is. Heb je beloften gedaan aan je gasten, dan is het belangrijk om deze vast te leggen en op te volgen.
Heb je binnenkort een open dag, dan hopen we dat onze tips hier een positieve bijdrage aan leveren. Heel veel plezier en succes! En laat het gerust weten als wij nog meer kunnen denken over de juiste promotiematerialen. Daar helpen wij graag bij!