Het organiseren van een open dag draagt positief bij aan bedrijfspromotie
In een vorig blog werd kort en bondig aangegeven waarom het organiseren van een open dag zinvol is voor uw bedrijf. In een later blog werd hier uitgebreider op ingegaan. De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar u in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag.
Wat maakt uw open dag tot een succes?
Wij willen niet alleen de tips benoemen maar hier ook wat dieper op ingaan. Daarom hebben wij de tips onderverdeeld in drie categorieën:
-de basis van een goed georganiseerde open dag
-praktische zaken in beeld
-maak het verschil en onderscheid uzelf
Deze categorieën komen afzonderlijk in verschillende blogartikelen aan bod. We beginnen bij het begin:
De basis van een goed georganiseerde open dag
• zorg dat de organisatie op rolletjes loopt
Dit is een prima gelegenheid om uw klanten te laten zien wat uw mogelijkheden zijn en wat u te bieden heeft. De organisatie van uw open dag zegt iets over uw omgang met klanten. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met uw organisatie en de kwaliteit van uw product. Zorg daarom dat alles perfect geregeld is. Als u een open dag organiseert, doe het dan goed.
• neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost tijd. U moet een plan maken, de juiste mensen inschakelen, afspraken plannen en offertes opvragen. Bovendien is het zaak dat uw gasten tijdig een uitnodiging ontvangen zodat zij deze dag voor u vrij kunnen houden. De ervaring leert dat u drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun uzelf deze tijd.
• Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Uw open dag verloopt voorspoedig en alles loopt op rolletjes. Uw gasten complimenteren u misschien met de goede organisatie maar voor de meesten is het een vanzelfsprekendheid. Mocht er echter iets haperen in de organisatie dan merken uw gasten dit direct op. Uw open dag bestaat uit losse elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te smelten. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Wie geeft de gasten een relatiegeschenkje mee bij het naar huis gaan?
• Kies het juiste tijdstip
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. U wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor uw gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat uw open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenement in de omgeving. Dat kan de aandacht van uw open dag afleiden en bovendien kunnen verkeersproblemen de bereikbaarheid van uw bedrijf belemmeren.
• Blijf binnen uw budget
U kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen uw budget. Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Mocht u externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat u niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.
Het organiseren van een open dag is natuurlijk dé gelegenheid om uw bedrijf en merk te promoten. Wilt u meer praktische tips omtrent de organisatie van uw open dag? Houd dan ons weblog in de gaten.